2年以上勉強会の運営をしてて(懇親会偏)
工夫しようは使う必要がない。工夫したなら、使ってもいいッ！
※このエントリはどこかの組織を代表して言うものではありません。個人的な意見なのでご注意ください。
忙しい人のために3行で。
- お金があるなら懇親会は居酒屋で
- ビアバッシュ形式だと2000円ぐらいで済むけど面倒くさい
- 懇親会の人数見積もりは難しい
懇親会、しますよね？
JJUGの勉強会は大体座学の形式で行っていることもあり、参加者が自由に意見を言うという感じではありません。
そういう経緯もあり、参加者が登壇者側に意見を言いやすい場を作るという意味で懇親会を行っています。
ビアバッシュ形式か居酒屋に行くべきか
予算があるなら居酒屋一択です。ビアバッシュ形式は準備が面倒くさすぎます。
でもJJUGではビアバッシュ形式で行う
それはなぜでしょうか。なぜも何もないのですが、ビアバッシュ形式で行うと予算が低く抑えられるからです。
一人頭2000円徴収する形で行わせていただいております。
これを居酒屋で行おうとすると最低3000円〜になるのでずいぶんと安く済みます。
なぜ2000円にしたのか
今のJJUGでは以下のようなルールで料理、飲み物を買うようにしています。
- 一人頭1000円強の料理
- 一人頭500円強のドリンク
- ゴミ袋、お絞り等を多少買う
- 登壇者は無料
1500円でいけるんじゃないかという話もあったのですが、参加人数が確実には読めないということで多少バッファを持たせる形にしています。
たまに大赤字を出すこともありますが、大体黒字になるぐらい。
黒字金額がそれなりにたまってきたので最近は学生さん無償とかもたまにやってます。
以前は居酒屋で懇親会を行っていたのですが、懇親会への参加人数はとても少なかったです。
また、こういっては何ですが、ただの懇親会なのに高いお金を払わないと懇親できないのはどうなのと思い、安く済むような形式を模索した結果ビアバッシュ形式とすることにしました。
ただ、運営負荷はものすごいです。
3000円ぐらいで懇親できるところがあるなら居酒屋にしたほうが良いかもしれません。
事前徴収か当日徴収か
今は懇親会規模が50名を超えない場合は当日徴収にすることにしています。
理由としては一点、手数料がもったいないからです。
Peatixの場合は販売金額の2.9%+70円の手数料がかかります。2000円の場合は128円かかります。
その上にさらに口座振り込み手数料がかかります。
この金額が結構馬鹿にならなくて、塵も積もればなんとやらになってしまうのがつらかったのでやらないことにしました。
あと、Peatix使いにくすぎる。
有償で事前徴収する場合は支払い方法の多様さからPeatix一択だと思っていますが、無償である場合は回避することを推奨します。
DoorKeeper/connpassで募集を出来ればいいのですが、支払い方法がPayPalしかないのであまり使う気になれないのは残念。
懇親会への参加人数
JJUGナイトセミナーの後、懇親会はたいてい21時から行っています。
120名募集の勉強会でだいたい20〜30名ぐらい。
少ないです。
理由としては想像ですが、JJUGナイトセミナーの参加者は会社の開始時間が早い人が多い(8:40〜とか)ため、21時開始の懇親会だと終了するのが22:30ぐらいになってしまうので次の日がつらいんじゃないかなぁとか。
実際にナイトセミナー中に同時に飲食を行った場合はそれなりの参加者が居ました。
なので、土曜日に行うとか、日曜日に行うとか、ターゲット層は誰かで懇親会への参加者数はぜんぜん変わってくるのでご注意ください。
JJUGでは懇親会に参加するかどうかも事前にアンケートをとっています。*1
そうそう、ビアバッシュ形式の懇親会を行う場合は有償の勉強会と同じような意味で会場の方にはきちんと確認を取ってください。
汚れたりする場合もあるため、注意が必要です。
(事例から)懇親会への参加人数を見積もる
懇親会の人数の見積もりは大体実参加者数と同じになるのですが、なぜだかいまいち分析しきれ居ていないので実例から検証してみたいと思います。
この文章を書ききるころには分析が出来てるはず?
例として使用するのはこちら。
１００人申し込みのあった懇親会に、もし半分以下の人数しかこなかったら・・・？イベント申し込みの難しい問題を考えたい
ここから先はあとだから何でもいえるというのを加味しつつお気軽にご参照ください。
ATNDの闇
ATNDは現時点でも結構アレです。
リマインダが効かない。なので、その分を加味して考える必要があります。
参加表明者数
二つ目のツイートで懇親会の参加表明者は120名だったと推察できます。当日までにキャンセルがあったかどうか
ATNDのアンケート機能だとキャンセルが出来ないため、やっぱり行かないことにしたというのが表明できない。
また、JJUGでリマインダをきちんと送ると当日までに大体3割ぐらいが手動でキャンセル処理を行います。
リマインダが無かったためそれが行われなかったと考えることが出来ます。
実際の人数を数えてみる
ということで、こんな感じ?
120*0.7(リマインダがあれば手動でキャンセルした分の係数) * 0.7(ドタキャン) = 58.8名
実参加者数は47名と明記されているから多いか。ふむぅ。
足りてない情報を追加してみる
懇親会に申し込んでないと思っていたけれども申し込んでた人が居た?
かつ、本当は行きたかったと。
となると、思いつくのは、
当日勉強会の最中に懇親会を行う旨をきちんと伝えきれていなかったというのがありそう。
また、実参加予定者数の把握を勉強会の最中にやっていない？
人数の把握を懇親会会場ではじめて行ったように見えるので、勉強会の参加時点で懇親会に参加するかどうかの確認を行い、
足りないのならばドタ参加受け付けますよーという告知をするべきだったんじゃないかなぁと。
そうすればそれなりの人数が増えたかもしれないです。
実際にナイトセミナーの懇親会でも最初は参加するつもりが無かったけれども、話を聴いて参加したくなったという人は毎回出てきます。
何はともあれ、事前の告知が足りてないなぁと言う印象がありますね。
ということで、参加者数の見積もりは難しい！
という話でした。
JJUG内部で使ってる懇親会のマニュアルとかもあるので、そのうち [twitter:@making]が問題ないように加工して外部に公開してくれるに違いない。
追記
yuroyoroさんが当時の状況について詳細な情報を出してくださいました。ありがとうございます。
それを見ると日程変更が大きなファクターだったみたいですね。
*1:そして勉強会と同じようにドタキャンはあります。
